简而言之,您始终控制谁可以看到您的文档以及他们可以查看哪些文档。现在让我们更详细地了解一下
工作区之外的任何人无法访问您的文档
您的工作区文档位于网络上,但除非您选择公开它们,否则它们不会公开。这意味着,如果某人拥有您文档的 URL 之一,他们将无法访问它,除非他们是您工作区的成员或您邀请他们作为访客访问该特定文档。
在您的工作区中,您可以控制谁可以看到什么
在您的工作区中,默认情况下所有文件都是共享的,所有工作区成员都可以看到它们。工作区成员是编辑者(可以创建文件的人)或查看者(可以在 Web 应用程序中查看文档的人)。
您可以通过创建项目文件夹并将这些文件夹设置为私有来控制对文档的访问。只有添加到私有文件夹中的成员才能看到其内容。如果您使用的是商业计划,则可以创建 权限组 以将多个成员添加到文档或项目中。
您还可以邀请访客。访客的权限有限,因为他们不是工作区成员。您需要在文档级别邀请访客。这意味着,如果您希望访客查看两个文档,则需要将该访客添加到每个文档中,并且该访客需要接受两次邀请。
访客是添加团队或组织外部人员的有效方法。
您可以通过编辑文件的共享设置将其公开。公开文件可供任何拥有文档链接的人访问,但您可以控制是否允许文件下载、检查和评论。